일주일 걸리던 증명서 발급, 단 하루 만에? 유비컨텐츠 도입 성공사례

2025-09-08

하나의 문서를 처리하기 위해 여러 부서, 심지어 여러 회사의 확인을 거쳐야 하는 복잡한 업무가 있으신가요?

관련된 모든 담당자가 얽혀있어 업무 병목 현상이 잦고, 진행 상황조차 파악하기 어려운 경우가 많습니다.

특히 증명서 발급처럼 여러 이해관계자의 확인이 필수적인 업무는 더욱 그렇습니다.

오늘은 [건설기술인] <-> [건설사] <-> [기술인협회]라는 3자간의 복잡한 대면/수기 업무 프로세스를

저희 '유비컨텐츠' 솔루션으로 완벽하게 디지털화하여 시간과 비용 효율을 극대화한 실제 고객 사례를 소개해 드립니다.

“증명서 한 장에 일주일? 낡은 대면 업무의 한계”

유비컨텐츠 도입 전, 건설 기술인의 경력 증명서 발급 과정은 수많은 대기 시간과 비효율로 가득했습니다.

끝없는 대면 미팅과 업무 지연
건설사 경력 담당자는 협회의 확인 요청이 오면 1차로 인사 담당자를 만나 재직 기간 서명을 받고, 2차로 사업 담당자를 만나 기술 경력 서명을 받아야 했습니다. 이 모든 과정이 대면으로 이루어져 평균 일주일 이상 소요되는 고질적인 업무 지연이 발생했습니다.
수기 처리로 인한 누락 및 재작업 위험
담당자가 직접 서류를 취합하고 스캔하여 전달하는 과정에서 서류가 누락되거나 실수가 발생할 위험이 컸고, 문제가 생기면 모든 과정을 처음부터 다시 진행해야 했습니다.
불투명한 업무 프로세스
증명서를 신청한 건설 기술인과, 건설사에 확인을 요청한 협회는 건설사 내부에서 어떤 절차가 진행되고 있는지 전혀 파악할 수 없어 마냥 기다려야만 했습니다.

이러한 비효율적인 프로세스는 관련자 모두의 시간을 낭비시키고 만족도를 떨어뜨리는 심각한 문제였습니다.

이 문제를 해결하기 위해, 유비컨텐츠가 투입되어 협회의 증명서 발급 업무 일체를 자동으로 진행할 수 있도록 프로세스 혁신을 시도했는데요.

고객이 입력한 정보는 수기 신청서가 아닌 전자서명 폼에 텍스트 Data로 수신되고 해당 정보는 API로 연동된 협회 시스템에 전달됩니다.

내용에 이상이 없다면 관련 확인이 필요한 건설사 담당자들에게 ‘순차 지정 서명’ 요청을 하고, 요청부터 문서 취합까지는 모두 자동으로 진행됩니다.

뿐만 아니라, 진행 과정에서 ‘실시간 모니터링’이 가능하여 진행상황을 파악하고, 이슈 발생 시 즉시 대응할 수 있도록 개선되었습니다.

각 담당자는 자신의 순서가 되면 알림을 받고, PC나 모바일로 접속해 내용을 확인하고 서명만 하면 됩니다. 다음 서명자에게 자동으로 문서가 전달되므로, 더 이상 담당자가 직접 서류를 들고 다른 부서를 찾아다닐 필요가 없어졌습니다.

유비컨텐츠 솔루션 도입으로 길고 답답했던 증명서 발급 업무는 빠르고 투명하게 바뀌었습니다.

모든 대면 업무의 비대면 전환
협회의 요청 한 번으로 건설사 내부의 모든 확인 및 서명 절차가 자동으로 진행되어, 증명서 발급에 소요되는 시간이 획기적으로 단축되었습니다.
데이터 기반 업무로 휴먼 에러 감소
건설 기술인이 최초에 입력한 데이터가 서명 과정에서 그대로 유지되고, 최종적으로 DB화되어 관리됩니다. 이로써 재입력/수기 작성으로 발생하던 오기입·누락 등의 리스크가 사라졌습니다.
취합 업무 없는 문서 자동 생성
각 담당자는 자신의 업무만 처리하면, 모든 서명이 완료된 최종 문서는 자동으로 취합되어 협회 시스템으로 전달됩니다. 서류 취합·스캔·업로드 등 불필요한 행정 업무가 완전히 사라졌습니다.
실시간 모니터링으로 투명성 확보
협회는 건설사별 업무가 현재 누구에게, 어떤 단계에 머물러 있는지 시스템에서 실시간으로 파악할 수 있게 되어 효율적인 관리가 가능해졌습니다.

이번 성공 사례의 핵심은 단순히 종이 서명을 전자 서명으로 바꾼 것이 아니라, 기존 시스템과 데이터를 연동하여 다자간의 복잡한 업무 프로세스 전체를 혁신했다는 점입니다.

유비컨텐츠는 API 연동을 통해 협회와 건설사의 기존 레거시 시스템과 완벽하게 연결되었고, 데이터가 단절 없이 흐르는 스마트 워크플로우를 구축했습니다.

여러 부서나 기업에 걸친 복잡한 서명 프로세스로 업무 효율이 떨어지고 있다면, 유비컨텐츠로 전체 프로세스를 자동화하는 경험을 해보세요.