글로벌 기업의 Paperless(페이퍼리스) 및 DX 혁신 성공 사례

디지털 혁신이 가속화되면서 많은 기업들이 paperless(종이 없는) 업무 환경으로 전환하고 있습니다. paperless 환경은 비용 절감, 효율성 증대, 환경 보호 등 다양한 이점을 제공하며, 특히 해외 기업들이 이를 통해 큰 성과를 거두고 있습니다. 이번 글에서는 paperless를 통한 업무 향상을 이룬 주요 해외 사례들을 살펴보겠습니다.

1. 일본의 리쿠르트 (Recruit)

배경 및 도입 이유

일본의 대형 인력 파견 및 HR 서비스 기업인 리쿠르트는 방대한 양의 종이 서류와 문서를 관리하는 데 많은 시간과 비용을 소비하고 있었습니다. 이에 따라, 리쿠르트는 종이 사용을 줄이고 디지털 문서 관리 시스템을 도입하기로 결정했습니다.

도입 과정 및 결과

리쿠르트는 전사적으로 디지털 문서 관리 시스템을 도입하고, 전자 서명 및 전자 문서 보관을 통해 paperless 환경을 구축했습니다. 그 결과, 문서 처리 시간이 대폭 단축되고, 문서 검색 및 접근성이 향상되었습니다. 또한, 종이와 인쇄 관련 비용이 크게 줄어들어 연간 수억 엔의 비용 절감 효과를 거두었습니다.

주요 성과

• ● 비용 절감: 월 980엔(약 1만원)의 저비용으로 문서 디지털화 구현
• ● 업무 효율성 향상: 월 평균 약 50만 건의 구인구직 문서와 계약서 처리
• ● 환경 보호: 종이 사용량 대폭 감소

출처: https://www.smejapan.com/business-news/going-paperless-japan/

2. 독일의 지멘스 (Siemens)

배경 및 도입 이유

글로벌 제조업체인 지멘스는 Industry 4.0*의 선두주자로서, 자사의 제조 공정을 디지털 전환의 모범 사례로 만들고자 했습니다. 특히 독일 암베르크(Amberg) 전자 공장에서는 1990년부터 생산 면적과 인력은 거의 그대로 유지하면서도 생산량을 13배 증가시키는 혁신적 성과를 목표로 했습니다.

*4차 산업혁명 시대를 대표하는 용어로, 제조업과 산업 프로세스에 디지털 기술을 융합하여 혁신을 이루는 것을 의미

도입 과정 및 결과

지멘스는 암베르크 공장을 완전 디지털화된 스마트 팩토리로 전환했습니다. 공정의 75%를 자동화하고, 1,000개 이상의 스캐너가 실시간으로 모든 제조 과정을 추적하는 시스템을 구축했습니다. 10,000제곱미터의 생산 공간에서 하루에 1,000가지 이상의 제품 변형을 생산하며, 1초에 하나의 제품을 제조할 수 있는 역량을 갖추었습니다. 또한 지멘스 재무부서는 J.P. Morgan과 협력하여 블록체인 기반 계좌와 프로그램 가능한 결제 시스템을 도입, 은행 계좌와 현금 풀을 전 세계적으로 50% 이상 줄이고, 내부 관리 업무를 70% 감소시켰으며, 2024년 은행 수수료를 50% 절감했습니다.

주요 성과

• ● 업무 프로세스 최적화: 생산성 15% 향상
• ● 비용 절감: 디지털 엔터프라이즈 전환으로 최대 25% 비용 절감, 재무 부서만으로도 연간 2천만 달러 이상 절약
• ● 효율성 증가: 디지털 팩토리 구축으로 제조 효율성 극대화

출처
1) https://www.automationworld.com/products/control/blog/13315384/siemens-positions-itself-as-an-industry-40-example
2) https://www.jpmorgan.com/insights/treasury/digital-treasury/siemens-treasury-transformation
3) https://www.navvis.com/resources/case-studies/siemens

3. 영국의 내셔널 헬스 서비스 (NHS)

배경 및 도입 이유

영국의 공공 의료 서비스 기관인 NHS는 환자 기록과 의료 문서의 분산 관리로 인한 비효율성을 해결하고자 했습니다. 1998년부터 IT 시스템 간 데이터 공유의 중요성을 인식했으나, 2002-2011년 국가 IT 프로그램이 "비용 증가와 지연"으로 중단된 경험이 있었습니다.

도입 과정 및 결과

NHS는 2023년 목표보다 앞서 NHS 트러스트*의 90%가 전자환자기록(EPR) 시스템을 도입했으며, 2025년까지 100% 완료를 목표로 하고 있습니다.

*영국의 국가보건서비스(NHS) 내에서 의료 서비스를 제공하는 개별 조직 단위

주요 성과

• ● 의료 서비스 향상: 실시간 환자 정보 접근으로 치료 연속성 개선
• ● 비용 절감: 개별 트러스트별로 연간 100만 파운드 이상의 절약 효과
• ● 환자 정보 보안 강화: 디지털화된 의료 문서의 안전한 관리

출처
1) https://publications.parliament.uk/pa/cm5803/cmselect/cmhealth/223/report.html
2) https://digital.nhs.uk/news/2023/90-of-nhs-trusts-now-have-electronic-patient-records
3) https://www.healthawareness.co.uk/supporting-the-nhs/massive-savings-from-the-nhs-transitioning-to-digital-medical-records/

4. 스웨덴의 이케아 (IKEA)

배경 및 도입 이유

글로벌 가구 소매업체인 이케아는 디지털 전환과 지속가능성 전략을 동시에 추진하기 위해 페이퍼리스 환경으로의 전환을 결정하며, 

2018년 세 가지 핵심 목표를 설정했습니다.

• ● 접근성(Accessibility)
  
• ● 경제성(Affordability)
• ● 지속가능성(Sustainability)

특히 전 세계 매장과 물류센터에서 발생하는 방대한 양의 문서 관리와 관련된 비효율성을 해결하고자 했습니다.

도입 과정 및 결과

이케아는 디지털 전환에 2억 달러 이상을 투자했으며, 2020년 팬데믹으로 인해 전체 매출이 7% 감소했음에도 온라인 매출은 44%로 급증하여 전체 매출의 15.4%를 차지했습니다.

주요 성과

• ● 운영 효율성 향상: 물류 및 재고 관리 최적화
• ● 비용 절감
  
  • ● 종이 기반 프로세스 제거로 인쇄, 보관, 운송 비용 절감
  • ● IKEA의 경우 전자 송장 시스템을 도입하였으며, 연구에 따른 전자 송장 도입 시 업계 표준 비용 절감 비율은 60-80%로 나타남
• ● 환경 보호: 2016년 대비 기후 발자국을 30.1% 감소시키면서도 사업 확장 지속

출처
1) https://supplychaindigital.com/sustainability/what-does-ingka-annual-report-say-about-ikea-sustainability
2) https://www.tungsten-network.com/customer-campaigns/ikea/faqs-and-documentation/

결론

해외 기업들의 성공적인 paperless 도입 사례는 비용 절감, 업무 효율성 향상, 보안 강화 및 환경 보호 등 다양한 이점을 보여줍니다.

일본의 리쿠르트, 독일의 지멘스, 영국의 내셔널 헬스 서비스, 스웨덴의 이케아 등 여러 기업들이 디지털 문서 관리 시스템을 도입하여 얻은 성과는 다른 기업들에게도 귀중한 교훈이 될 수 있습니다. 이제 여러분의 기업도 paperless 환경으로 전환하여 비즈니스 최적화를 경험해 보세요!