동국대학교와 한신대학교, 전자서명 기반 교직원 인사계약 시스템 구축으로 업무 혁신 달성
[성공사례] 동국대학교 및 한신대학교, 전자서명 기반 교직원 인사계약 시스템 구축으로 업무 혁신 달성
반복적인 인사 행정 업무로 인한 비효율성, 여전히 많은 교육기관의 고민이 아닐 수 없습니다.
복잡한 계약서의 생성, 발송, 관리 과정에서 발생하는 업무 부담은 행정의 연속성과 효율성 저하로 이어질 수 있습니다.
이번 포스팅에서는 동국대학교와 한신대학교가 전자서명 솔루션 유비컨텐츠를 도입하고,
기존 학사행정 시스템과의 성공적인 연동을 통해 교직원 인사계약 업무 프로세스를 혁신한 과정을 상세히 소개합니다.
기존 시스템과의 API 연동을 통한 최적화된 솔루션 구현
성공적인 디지털 전환의 핵심은 기존 인프라의 효율적인 활용입니다.
동국대학교와 한신대학교는 학사행정 시스템 교체에 대한 부담 없이,
기존에 사용하고 있던 학사행정 시스템(인사, 총무, 급여, 기금 관리 등)을 그대로 사용하면서도
유비컨텐츠를 동일 서버에 구축하는 방식으로 API 연동을 구현하였습니다.
[API 연동의 가치]
API(Application Programming Interface) 연동은 상이한 시스템 간의 데이터 흐름을 자동화하여,
사용자 개입 없이도 필요한 정보를 즉각적으로 공유하고 처리할 수 있도록 지원합니다.
이는 업무 프로세스의 통합을 가능하게 하며, 시스템 간의 시너지를 극대화합니다.
1. 우선 같은 동일한 서버에 솔루션을 설치함으로써 다른 구축 방법과 비교하여 빠른 구축이 가능하게 되며,
2. 학사행정 시스템과 유비컨텐츠를 별도로 실행할 필요 없이, 학사행정 시스템 안에서 유비컨텐츠의 기능을 바로 이용할 수 있게됩니다.
이러한 통합을 통해, 수작업으로 진행되던 인사계약 관련 반복 업무들은 인사계약서 관리 시스템을 통해 일원화되고 자동화되어
교직원들의 행정 업무 부담이 현저히 경감되었습니다.
API 연동이 제공하는 핵심 기능
이처럼 단독 사용이 아닌 API로 타 시스템과 연동이 구현된다면,
유비컨텐츠의 핵심 기능인 전자서명 뿐만 아니라 현업의 업무 효율성을 극대화하는 다양한 기능들을 추가로 사용할 수 있습니다.
- 수신자 정보 자동 연동: 학사행정 시스템 내 기존 데이터를 활용하여 수신자 정보(교직원 성명, 소속, 이메일 등)를 자동으로 호출, 수기 입력 오류를 방지하고 작업 시간을 단축합니다.
- 계약서 서식 관리 및 적용: 표준화된 다양한 계약서 템플릿을 통해 문서 작성 시간을 절감하고, 일관된 문서 형식을 유지합니다.
- 서명 진행 현황 실시간 모니터링: 발송된 계약서의 서명 진행 상태를 실시간으로 추적하여, 신속한 후속 조치 및 업무 지연 방지에 기여합니다.
- 완료 계약서 자동 아카이빙 및 다운로드: 서명이 완료된 계약서는 안전하게 시스템에 보관되며, 필요 시 즉시 다운로드 가능하여 문서 관리의 효율성과 보안성을 제고합니다.
이러한 기능들은 교직원의 인사계약 업무 전반 프로세스를 최적화할 뿐만 아니라,
계약서를 받는 사용자 편의성 또한 향상시키게 됩니다.
일반적인 전자서명 서비스와 유비컨텐츠 차이
동국대학교와 한신대학교 사례를 통해 검증된 유비컨텐츠 도입 시의 장점은 아래와 같이 설명할 수 있습니다.
1) 기존 시스템과의 API 연동을 통한 신속한 도입 및 적용
- 이미 사용 중인 관리 시스템이 있어도 교체할 필요 없이 기능을 추가하여 업무의 연속성을 보장합니다.
- 만약 기존 서버를 활용한다면 설치 비용 또는 시간 측면에서도 효율적인 도입이 가능합니다.
2) 데이터의 유기적 활용 및 효율적인 프로세스 구축
- 기존 학사행정 데이터를 전자서명 시스템과 연동하여 데이터 기반의 프로세스를 구축합니다.
- 서명 요청을 보낼 때 필요한 정보는 이미 교직원 정보로 시스템에 저장되어 있고, 계약서를 보낼 때 받을 사람 정보를 불러와 발송 버튼만 누르면 됩니다.
3) 대량 발송 및 자동화된 서명 요청을 통한 반복 업무 최소화
- 매 학기, 매년 반복되는 계약은 몇 건이나 될까요? 이 많은 일을 일일이 손으로 처리할 필요 없이 대량발송 기능을 통해 자동화할 수 있습니다.
- 모든 계약이 다 같은 계약서 형식을 사용한다면 얼마나 좋을까요? 하지만 그렇지 않기에, 필요한 계약서 양식을 저장하고 불러올 수 있는 기능을 제공합니다.
교육기관에서 전자서명 솔루션 도입의 전략적 필요성
대학교와 같은 교육기관은 학기별, 연간 주기적으로 발생하는 정형화된 계약 및 행정 업무가 많다는 특징이 있습니다.
때문에 유비컨텐츠는 인사 계약에만 한정되지 않고, 학교 내 다양한 행정 및 학사 업무 영역에서 활용될 수 있습니다.
- 교내 학생회 선거, 교수회 의사결정 등 각종 투표, 강의평가, 용역 계약서, 학술정보 열람 신청서, 학생생활관 입주 계약서, 성적 이의신청서 등
다수의 행정 문서에 적용 가능하며, 이는 기관 전체의 디지털 전환을 가속화합니다.
동국대학교와 한신대학교의 성공적인 사례는 당사 전자서명 솔루션이 교육기관의 행정 업무를 혁신하고, 운영 효율성을 극대화할 수 있음을 입증합니다.
수기 기반의 비효율적인 업무 프로세스에서 벗어나, 스마트한 전자서명 기반의 자동화 솔루션으로 귀사의 디지털 전환을 시작하세요.