KREN 신기술 세미나 발표를 통해 본 대학 행정 혁신의 미래:
유비리포트와 유비컨텐츠의 가치

안녕하세요, 디지털 전환(DX) 시대에 발맞춰 대학 행정의 새로운 패러다임을 설계하는 유비디시전입니다.

지난 11월 28일, 한국교육정보화재단(KREN) 회원분들을 대상으로 진행된 '신기술 세미나'에서 저희 유비디시전이 핵심 기술 발표를 진행했습니다. 이 자리에서 저희는 단순한 문서가 아닌 데이터로서의 활용가치를 지닌 문서를 어떻게 활용할 수 있는지 행정문서 관리 및 활용의 변화를 짚어보고, 미래 지향적인 페이퍼리스 행정 환경 구축 방안을 제시했습니다.

이번 포스팅에서는 금번 발표 내용을 심도 있게 정리하여, 대학이 데이터 활용 역량과 ESG 경영 책무를 동시에 달성할 수 있는 방안을 제시하고자 합니다.

1. 데이터 활용 패러다임의 근본적 전환: 지식 축적의 중요성

유비디시전 영업1팀 유평종 팀장님은 현대 사회에서 문서를 다루는 방식 자체가 근본적으로 변하고 있다고 강조했습니다. 기존에는 문서를 생성하고 소비하는 과정이 일회적이고 단발적인 '사용'에 그쳤다면, 이제는 그 문서가 담고 있는 정보를 분석하고 재활용하여 '활용 가능한 지식'으로 축적하는 단계로 진화하고 있습니다.

대학 행정 분야에서 매일 생성되는 방대한 보고서, 신청서, 품의서 등의 데이터는 단순한 서류가 아닙니다. 이는 학교 운영의 흐름과 의사결정의 역사를 담고 있는 귀중한 자산입니다. 데이터를 지식으로 전환하고, 이 지식을 체계적으로 활용하는 능력이야말로 미래 대학 경쟁력을 좌우하는 핵심 요소입니다. 보고서를 출력하여 캐비닛에 보관하는 전통적인 방식으로는 이러한 지식 축적과 활용이 불가능합니다. 웹 기반의 통합된 시스템을 통해 데이터가 살아있는 정보로 활용되도록 해야 합니다.

2. 대학 행정 데이터 혁신을 이끄는 유비디시전 솔루션

저희 유비디시전은 대학의 데이터 활용 역량을 극대화하기 위해 유비리포트(UbiReport)와 유비컨텐츠(UbiContent)를 KREN IT마켓에 신규 입점시켰습니다 (2025년 11월). 이 두 솔루션은 상호 보완적으로 작용하며 대학의 데이터 흐름 전체를 혁신합니다.

• 유비리포트 (웹기반 리포팅 툴): 대학이 이미 보유한 DB(데이터베이스)에 접근하여 필요한 정보를 추출하고, 이를 분석 및 가공하여 즉시 HTML 형태의 웹 기반 보고서로 변환하는 기능을 제공합니다. 기존처럼 매번 복잡한 프로그래밍 없이도 손쉽게 정형화된 보고서를 생성할 수 있어, 대학 본부와 각 부서의 데이터 기반 의사결정 속도를 획기적으로 높입니다. 또한, 유비리포트 이폼(e-form)의 핵심기능은 종이 서식을 웹 기반의 전자 서식으로 완벽하게 구현하여 데이터 입력 단계를 디지털화합니다.
• 유비컨텐츠 (전자서명 및 업무 자동화 솔루션): 생성된 전자 문서를 효율적으로 관리하고 업무 흐름에 적용하는 데 특화된 솔루션입니다. 특히, 안전하고 법적 효력이 있는 업무 전자서명 기능을 제공하여 최종 결재 과정을 디지털화합니다.

3. ESG 경영과 4주기 대학평가인증 대응책: 페이퍼리스와 RPA

대학은 이제 교육 및 연구기관으로서의 역할 외에도 사회적 책무를 요구받고 있습니다. 최근 교육부에서 발표한 4주기 대학기관평가인증 계획에는 탄소중립-ESG(Environment, Social, Governance: 환경, 사회, 지배구조) 책무 이행이 중요한 평가 지표로 포함될 예정입니다.

유비디시전의 솔루션은 이 문제에 대한 가장 실질적인 해답을 제시합니다. 종이 문서를 완전히 제거하는 페이퍼리스 환경은 종이 생산, 인쇄, 보관에 수반되는 에너지 소비와 폐기물을 근본적으로 줄여 탄소 배출 절감에 직접적으로 기여하며, 이는 ESG 경영의 핵심 요소인 환경(E) 지표 달성에 결정적입니다.

• 업무 자동화(RPA) 기능: 유비컨텐츠가 제공하는 RPA(Robot Process Automation: 사람이 반복적으로 처리하는 업무를 소프트웨어 로봇으로 자동화하는 기술) 기능은 기존에 수기로 처리하던 행정 업무, 예를 들어 학사 일정 관리, 증명서 발급 요청 처리, 반복적인 데이터 입력 등을 자동화합니다. 이로써 행정 직원들은 단순 반복 업무에서 벗어나 학생 및 교직원에 대한 서비스 질 향상 등 더 높은 가치를 창출하는 업무에 집중할 수 있으며, 이는 대학 운영의 효율성(Governance) 향상에도 긍정적인 영향을 미칩니다.

4. 성공적인 대학 도입 사례와 AI 기반 확장성

유비디시전의 솔루션은 이미 그 우수성을 주요 대학에서 입증하고 있습니다. 특히 유비컨텐츠는 최근 서울대학교를 포함하여 동국대학교, 한신대학교 등 다수의 유수 대학에 성공적으로 적용되어 대학 행정 업무의 효율화와 투명성 증대에 크게 기여하고 있습니다. 실제 도입 사례를 통해 검증된 행정 시스템 개선 효과는 행정 업무 효율화가 필요한 모든 대학에 중요한 시사점을 제공합니다.

저희의 솔루션을 통해 행정 데이터를 체계적으로 축적하고 있는 대학의 경우, 여기서 한 단계 더 나아갈 수 있습니다. 유비디시전이 보유한 AI (인공지능) 솔루션을 연계함으로써, 축적된 데이터를 기반으로 미래 학사 수요 예측, 재정 효율화 방안 도출 등 더욱 확장된 인사이트(Insight: 통찰력)를 얻을 수 있는 기회가 제공됩니다. 이는 단순한 행정 효율화를 넘어, 데이터 기반의 지능형 캠퍼스 운영 체계 구축을 가능하게 합니다.

맺음말: KREN과의 MOU를 통한 지속적인 협력

한국교육정보화재단 안진범 사무국장(왼쪽), 유비디시전 유평종 팀장(오른쪽)

저희 유비디시전은 세미나가 진행된 11월 28일, 한국교육정보화재단(KREN)와 MOU(양해각서)를 체결하며 대학 사회의 디지털 혁신과 데이터 기반 교육 환경 조성을 위한 지속적인 협력을 약속했습니다. 대학 행정의 새로운 도약과 ESG 경영 실현에 유비디시전의 솔루션이 핵심적인 파트너가 될 수 있도록 최선을 다하겠습니다.