'서명란 동적 생성기능'으로 회의록 업무 자동화하기
동국대학교, '서명란 동적 생성기능'으로 회의록 업무 자동화!
많은 기관과 기업이 디지털 전환을 추진하고 있지만, 특히 '회의록 서명'과 같이 기관별로 고유한 양식과 복잡한 절차가 필요한 업무는 여전히 수기나 대면 방식에 머물러 있는 경우가 많습니다. 일반적인 전자서명 솔루션으로는 해결하기 어려운 '우리 회사만의 특별한 서명 양식' 문제를 동국대학교는 어떻게 해결했을까요?
오늘 소개해 드릴 이야기는, '유비컨텐츠'의 '서명란 동적 생성기능'으로 동국대학교의 고유한 회의록 양식에 맞춰
간서명 입력란과 서명부를 자동으로·동적으로 생성하고 학사행정시스템과 연동까지 활용하여
회의록 서명 업무를 획기적으로 개선한 성공 사례입니다.
"우리 기관의 복잡한 회의록, 언제까지 수작업으로 채워야 할까?"
도입 전 Pain Point
유비컨텐츠 도입 전, 동국대학교의 회의록 담당자는 다음과 같은 고질적인 비효율에 시달리고 있었습니다.
- - 비효율적인 수기 처리 집중:
회의록 담당자의 업무 대부분이 참석자 서명부 작성, 회의록 출력, 대표자 및 참석자 간서명/서명 결재 요청, 문서 스캔 및 학사정보시스템 업로드 등 수기 처리에 집중되어 있었습니다. 이는 업무 효율성을 크게 저해하는 요인이었습니다. - - 고유 양식과 일반 솔루션의 한계:
동국대학교는 기관의 특성에 맞는 고유한 회의록 양식을 사용하고 있었습니다.
하지만 일반적인 전자서명 서비스로는 회의록 각 페이지에 필요한 '간서명'과
참석자 변동에 따라 유동적으로 바뀌는 '서명부'를 자동으로 생성하기 어려워 전자화에 큰 걸림돌이 되었습니다. - - 매 회의마다 반복되는 대면 요청:
회의 참석자가 많고 변동이 잦은 특성상,
매 회의마다 모든 담당자에게 대면으로 서명을 요청해야 하는 번거로움이 컸습니다.
이로 인한 시간 낭비와 소통 비용도 상당했습니다.
이처럼 동국대학교는 기관의 고유한 업무 특성 때문에 일반적인 디지털 전환 솔루션으로는 해결하기 어려운 복합적인 어려움을 겪고 있었습니다.
해답은 '맞춤형 동적 양식 생성'과 '학사행정시스템 연동'
동국대학교는 이러한 고유한 문제점을 해결하기 위해 유비컨텐츠 솔루션을 도입했습니다.
유비컨텐츠의 핵심은 단순히 전자서명 기능을 제공하는 것을 넘어
1) 사용자의 특정한 회의록 양식에 맞춰 필요한 서명란을 자동으로 생성하고
2) 참석자 명부에는 필요한만큼 참석자 정보를 동적으로 생성하는 기능을 제공
3) 학사행정시스템과의 강력한 API 연동으로 번거로운 입력까지 줄여주었습니다.
이제 회의록 담당자는 회의록 문서를 유비컨텐츠에 업로드하면,
각 페이지에 필요한 간서명 입력란이 자동으로 생성될 뿐만 아니라
학사행정시스템과의 API 연동을 통해 참석자들의 소속, 성명 정보를 불러와
회의록 마지막 페이지에 서명부를 자동으로, 그리고 동적으로 생성합니다.
유비컨텐츠 도입 후, 동국대학교가 경험한 혁신적인 변화
유비컨텐츠 솔루션 도입 후, 동국대학교의 회의록 서명 업무는 다음과 같은 획기적인 개선을 이루었습니다.
- 1)수기 작업 부담 경감
기존에 매회 수기로 처리하던 업무의 대부분이 시스템을 통해 자동화되었습니다.
이는 특히 담당자가 수동으로 수행해야 했던 참석자 명부 작성, 서명 요청을 위한 대면 소통, 문서 스캔 및 시스템 업로드 등의 물리적/반복적 수작업 단계가 거의 사라지고 시스템이 이를 자동으로 처리하면서 달성된 결과입니다. - 2)고유 양식에 최적화된 서명 프로세스
특수한 회의록 양식에 맞춰 간서명 입력란과 서명부가 자동으로, 그리고 동적으로 생성되어 일반 전자서명 솔루션의 한계를 극복했습니다. - 3)완벽한 비대면 서명 및 정보 연동
학사행정시스템에서 참석자 정보를 자동으로 불러와 서명란에 매핑하고, 모든 서명 요청 및 처리가 비대면으로 진행됩니다.
이는 데이터의 정확성을 높이고 업무 처리 속도를 가속화했습니다. - 4)간편한 문서 관리 및 자동 저장
개별 서명 발송부터 최종 서명 완료 문서 및 서명이력보고서까지 모두 자동으로 저장 관리됩니다.
문서 스캔 및 수동 업로드의 번거로움이 완전히 사라졌습니다.
동국대학교의 성공 사례가 증명하는 것
동국대학교의 사례는 유비컨텐츠가 단순한 전자서명 도구를 넘어,
고객의 고유한 업무 프로세스와 양식에 완벽하게 적용 가능하다는 점을 보여줍니다.
특히 '맞춤형 동적 양식 생성' 기능은 일반적인 전자서명으로 해결하기 어려웠던 복잡한 문서 업무를 간편하고 효율적으로 전환하는 핵심 동력이었습니다.
혹시 우리 기관만의 독특하고 복잡한 서명 프로세스로 업무 비효율을 겪고 계신가요?
유비컨텐츠는 고객의 필요에 맞춘 유연한 기능으로 스마트한 페이퍼리스 환경을 구축할 수 있도록 돕겠습니다.